Άρθρο 1 Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας νοείται ως:

Φορείς του δημόσιου τομέα: Όπως καθορίζονται με τις διατάξεις του άρθρου 3 του ν. 3979/2011 (ΦΕΚ 138 Α’).

Σύστημα γνωστοποίησης: Πληροφοριακό σύστημα ή εφαρμογή με την οποία φορείς του δημόσιου τομέα μπορούν να γνωστοποιούν έγγραφα σε τρίτους, φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ., με χρήση ΤΠΕ.

Αποδεικτικό γνωστοποίησης: Ηλεκτρονικό αρχείο το οποίο βεβαιώνει τη γνωστοποίηση του εγγράφου.

Χρονοσήμανση: Αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν με ασφάλεια την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μία πράξη ή ενέργεια και εκδίδεται από πάροχο υπηρεσιών χρονοσήμανσης.

Πιστοποιητικό: Ηλεκτρονική βεβαίωση, η οποία συνδέει δεδομένα επαλήθευσης υπογραφής με ένα άτομο και επιβεβαιώνει την ταυτότητά του.

Έγγραφο: Οι δηλώσεις, αιτήσεις, δικαιολογητικά και άλλα έγγραφα που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε έναν φορέα του δημοσίου τομέα.

Ηλεκτρονικό έγγραφο: Κάθε μέσο, το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό – πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή,

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων που δεν μπορούν να αναγνωστούν άμεσα, όπως και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες.

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο: Το πληροφοριακό σύστημα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των διακινούμενων εγγράφων με όποιο μέσο και αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται.

Πάροχος Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης: Ο φορέας που εκδίδει χρονοσημάνσεις κατ’εφαρμογή του θεσμικού πλαισίου διαπίστευσης της ΕΕΤΤ και περιλαμβάνεται στον κατάλογο εμπίστευσης της ΕΕΤΤ (Κατάλογος Εμπίστευσης εποπτευόμενων / διαπιστευμένων Παρόχων Υπηρεσιών Πιστοποίησης – TSL).

Ακριβής χρόνος: Η αναφορά στοιχείων με τα οποία προσδιορίζεται το έτος, ο μήνας, η ημερομηνία, η ώρα, τα λεπτά και τα δευτερόλεπτα. Για τους φορείς του Δημόσιου Τομέα, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρούσας, ο ακριβής χρόνος προσδιορίζεται με βάση την Εθνική ώρα Ελλάδας.

Μεταφόρτωση ηλεκτρονικού εγγράφου: Η μεταφορά του συνόλου του περιεχομένου του ηλεκτρονικού εγγράφου από το διαδικτυακό τόπο στον οποίο αυτό έχει αναρτηθεί σε αποθηκευτικό χώρο της επιλογής του παραλήπτη.

Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρμογής – Αντικείμενο

Με την παρούσα Υπουργική Απόφαση ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν:

α): στη διαδικασία και στον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης εγγράφων που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε έναν φορέα του δημόσιου τομέα, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα και
β): στις προδιαγραφές και τα πρότυπα για το σχεδιασμό και την υλοποίηση του συστήματος γνωστοποίησης εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ. με χρήση ΤΠΕ.

Άρθρο 3 Προϋποθέσεις για την έκδοση και τη λήψη ασφαλών χρονοσημάνσεων

Οι Πάροχοι Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης είναι συγχρονισμένοι με την εθνική ώρα Ελλάδας.

Οι Πάροχοι Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης εφαρμόζουν τις προδιαγραφές και τα πρότυπα που ορίζονται στο Παράρτημα Ι της παρούσας.

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

Το πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται για την έκδοση ασφαλών χρονοσημάνσεων από τους Παρόχους Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης και τη λήψη αυτών από τους φορείς του δημόσιου τομέα ορίζεται στο Παράρτημα ΙΙ της παρούσας.

Η Εθνική Πύλη Δημόσιας Διοίκησης ΕΡΜΗΣ παρέχει υπηρεσίες χρονοσήμανσης και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους φορείς του δημόσιου τομέα για την έκδοση ασφαλών χρονοσημάνσεων.

Άρθρο 4 Ηλεκτρονική επιβεβαίωση της λήψης εγγράφων

Οι φορείς του δημόσιου τομέα επιβεβαιώνουν ηλεκτρονικά και με ασφαλή χρονοσήμανση, σύμφωνα με τις διατάξεις του προηγουμένου άρθρου, τη λήψη των εγγράφων τα οποία περιέρχονται σε αυτούς.

Εάν το σύστημα που χρησιμοποιεί ο φορέας του δημόσιου τομέα δεν υποστηρίζει την αυτόματη επιβεβαίωση της λήψης των εγγράφων που περιέρχονται σε αυτόν, τότε ο φορέας αποστέλλει με χρήση ΤΠΕ, ιδίως με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αποδεικτικό των εγγράφων που υπεβλήθησαν στο οποίο αναφέρεται ο ακριβής χρόνος και τα στοιχεία καταχώρισης στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 16 του ν. 3979/2011.

Οι φορείς του δημόσιου τομέα μπορούν να πρωτοκολλούν ηλεκτρονικά τα αποδεικτικά που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο.

Άρθρο 5 Γνωστοποίηση με ηλεκτρονικό τρόπο

Η γνωστοποίηση ενός εγγράφου περιλαμβάνει την αποστολή αυτού από τους φορείς του δημόσιου τομέα και την παραλαβή του από τον αποδέκτη του.

Η αποστολή ενός εγγράφου με σκοπό τη γνωστοποίησή του στον αποδέκτη συντελείται με την ανάρτησή του σε διαδικτυακό τόπο του Ελληνικού Δημοσίου, ή σε πύλη/τόπο που χρησιμοποιείται από τους φορείς του δημόσιου τομέα για το σκοπό της ανάρτησης, εφόσον έχει προηγηθεί εγγραφή του ενδιαφερομένου στην Κεντρική Διαδικτυακή Πύλη του Ελληνικού Δημοσίου, ή κατά περίπτωση σε άλλες πύλες ή τόπους πρόσβασης, ή σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες που παρέχονται από τους φορείς του Δημόσιου Τομέα.

Η εγγραφή, ταυτοποίηση και ηλεκτρονική αναγνώριση των χρηστών στο διαδικτυακό τόπο γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 της ΥΑ υπ’αρίθ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989 (ΦΕΚ 1301/Β’) για την κύρωση του Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

Οι φορείς του Δημόσιου Τομέα κατά την αποστολή των ηλεκτρονικών εγγράφων με σκοπό τη γνωστοποίησή τους σύμφωνα με τα παραπάνω εφαρμόζουν τα πρότυπα για

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

την ασφαλή μετάδοση δεδομένων του παραρτήματος ΙΙ της ΥΑ υπ’αρίθ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989 (ΦΕΚ 1301/Β’).

Ως χρόνος αποστολής του εγγράφου με σκοπό τη γνωστοποίησή του στον αποδέκτη λογίζεται ο ακριβής χρόνος της ανάρτησής του στο διαδικτυακό τόπο σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 2 του παρόντος άρθρου.

Οι φορείς του δημόσιου τομέα ενημερώνουν τον παραλήπτη για τον ακριβή χρόνο της αποστολής του εγγράφου και την τοποθεσία ανάρτησης, ιδίως με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η ανάρτηση του εγγράφου σε διαδικτυακό τόπο του Ελληνικού Δημοσίου, ή σε πύλη/τόπο που χρησιμοποιείται από τους φορείς του δημόσιου τομέα για το σκοπό της ανάρτησης, ισοδυναμεί με παραλαβή του εγγράφου από τον παραλήπτη.

Ως χρόνος παραλαβής του εγγράφου λογίζεται ο χρόνος ανάρτησης αυτού, σύμφωνα με τις διατάξεις του προηγουμένου εδαφίου.

Ως χρόνος πρόσβασης του παραλήπτη στο περιεχόμενου του εγγράφου λογίζονται τα παρακάτω:

i. Ο χρόνος μεταφόρτωσης του περιεχομένου του εγγράφου από το διαδικτυακό τόπο του Ελληνικού Δημοσίου, ή την πύλη/τόπο του φορέα του δημόσιου τομέα που χρησιμοποιήθηκε για την ανάρτηση του εγγράφου.

ii. Ο χρόνος αποστολής απάντησης από τον παραλήπτη του εγγράφου ότι παρέλαβε το έγγραφου που αναρτήθηκε σύμφωνα με τις διατάξεις των παραπάνω παραγράφων.

iii. Κάθε πράξη ή ενέργεια του παραλήπτη του εγγράφου, από την οποία προκύπτει ότι ο παραλήπτης έχει λάβει γνώση του περιεχομένου του εγγράφου.

Σε κάθε περίπτωση οι διατάξεις της παρούσας παραγράφου εφαρμόζονται με την επιφύλαξη των διατάξεων της παραγράφου 2 του άρθρου 25 του νόμου 3979/2011 (ΦΕΚ 111/Α’).

10.

Στην τοποθεσία ανάρτησης καταγράφονται ηλεκτρονικά:

i. Ο χρόνος ανάρτησης του εγγράφου.

ii. Ο χρόνος ενημέρωσης του παραλήπτη του εγγράφου, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 6 του παρόντος άρθρου.

11.

Οι φορείς του δημόσιου τομέα εκδίδουν, εφόσον ζητηθεί, αποδεικτικό γνωστοποίησης του εγγράφου, το οποίο περιλαμβάνει κατ’ελάχιστο, το έγγραφο που απεστάλη, τα στοιχεία του φορέα αποστολής, τα στοιχεία του παραλήπτη, καθώς και το χρόνο αποστολής του εγγράφου.

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

Άρθρο 6 Διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και των φυσικών προσώπων ή ΝΠΙΔ

Οι φορείς του δημόσιου κατά τη διακίνηση με ηλεκτρονικό τρόπο των εγγράφων που αφορούν σε ατομικές διοικητικές πράξεις, αποφάσεις, κοινοποιήσεις, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις με φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ., τηρούν και εφαρμόζουν τους κανόνες και τα πρότυπα που καθορίζονται σύμφωνα με τις διατάξεις της απόφασης υπ. αριθ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (ΦΕΚ 1301/Β'/12-04-2012).

Αρθρο 7 Μεταβατικές διατάξεις

Οι προδιαγραφές του άρθρου 3 της παρούσης ισχύουν από 30 Ιουνίου 2013. Στο μεταβατικό αυτό διάστημα από την έναρξη ισχύος της παρούσας έως την 30^η Ιουνίου 2013 οι φορείς διασφαλίζουν την εγκυρότητα της χρονοσήμανσης μέσα από τα πληροφοριακά τους συστήματα και τις εφαρμογές τους .

Άρθρο 8 Έναρξη Ισχύος

Η Απόφαση αυτή να έχει ισχύ από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης.

Η απόφαση να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

ΜΑΝΟΥΣΟΣ – ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΒΟΛΟΥΔΑΚΗΣ

ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ

Γραφεία Υπουργών, Υφυπουργών, Γενικών Γραμματέων Υπουργείων και Περιφερειών

Όλα τα Υπουργεία, Γενικές & Ειδικές Γραμματείες και Περιφέρειες

Δ/νσεις Διοικητικού (με την παράκληση να κοινοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή σε όλους τους φορείς που εποπτεύουν).

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

Κοινοποίηση :

Εθνικό Τυπογραφείο

Γραφείο Υπουργού