Αυτοματοποιημένη ορίζεται η καταχώριση και δημοσίευση πράξεων, στοιχείων ή δηλώσεων που πραγματοποιείται ηλεκτρονικά στο Γ.Ε.ΜΗ. από τον ίδιο τον υπόχρεο χωρίς τη διαμεσολάβηση της αρμόδιας Υ.Γ.Ε.ΜΗ.

Αυτοματοποιημένη καταχώριση δύνανται να πραγματοποιούν μόνο οι υπόχρεοι εγγραφής στο Γ.Ε.ΜΗ., όπως αυτοί ορίζονται στις παρ. 1 και 2 του άρθρου 86 του ν. 4635/2019, υπό την προϋπόθεση ότι οι νόμιμοι εκπρόσωποί τους έχουν ταυτοποιηθεί και έχουν λάβει κωδικούς πρόσβασης στο Πληροφοριακό σύστημα του Γ.Ε.ΜΗ., σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στην παρ. 3 του άρθρου 89 του ανωτέρω νόμου.

Οι μη υπόχρεοι εγγραφής στο Γ.Ε.ΜΗ. που επιθυμούν την καταχώριση δηλωτικής πράξης ή στοιχείου στο Γ.Ε.ΜΗ. λόγω έννομου συμφέροντος, ακολουθούν τη διαδικασία που περιγράφεται στο άρθρο 3.

Από την αυτοματοποιημένη καταχώριση ρητά εξαιρούνται οι πράξεις που αφορούν σε:

α. κάθε είδους μετασχηματισμό,

β. λύση, διαγραφή και αναβίωση προσωπικής και κεφαλαιουχικής εταιρείας (ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ),

γ. τροποποίηση καταστατικού κεφαλαιουχικής εταιρείας (ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ).

Οι πράξεις της παρ. 4 καταχωρίζονται και δημοσιεύονται στο Γ.Ε.ΜΗ. κατόπιν ελέγχου νομιμότητας που πραγματοποιείται από τις αρμόδιες Υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ., σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 103 του ν. 4635/2019.

Η διαδικασία που ακολουθείται για την υποβολή αυτοματοποιημένης καταχώρισης από τον υπόχρεο εγγραφής στο Γ.Ε.ΜΗ, είναι η εξής:

i. πραγματοποιείται σύνδεση στο Γ.Ε.ΜΗ. μέσω των κωδικών πρόσβασης που έχουν χορηγηθεί στους υπόχρεους,

ii. επιλέγεται η κατάλληλη (αυτοματοποιημένη) αίτηση καταχώρισης από το μενού των αιτήσεων,

iii. συμπληρώνονται τα απαραίτητα πεδία της ηλεκτρονικής (αυτοματοποιημένης) αίτησης καταχώρισης (ημερομηνία, όργανο απόφασης, θέμα κ.ά.),

iv. «ανεβαίνουν» στο σύστημα οι σχετικές πράξεις που απαιτούνται για να συνοδεύσουν την σχετική αίτηση καταχώρισης,

v. πραγματοποιείται ηλεκτρονική πληρωμή του τέλους καταχώρισης στο Γ.Ε.ΜΗ.,

vi. γίνεται «υποβολή» της σχετικής αίτησης και δημιουργείται αυτόματα ανακοίνωση καταχώρισης στο Γ.Ε.ΜΗ., στην οποία αναφέρεται η ημερομηνία καταχώρισης, o Κωδικός Αριθμός Καταχώρισης (ΚΑΚ) και το θέμα. Στο κείμενο της ανακοίνωσης αναφέρεται επίσης ότι η συγκεκριμένη καταχώριση έγινε αυτοματοποιημένα από την υπόχρεο, ο οποίος φέρει και την αποκλειστική ευθύνη για το περιεχόμενό της.

Για κάθε αυτοματοποιημένη καταχώριση τηρούνται υποχρεωτικά οι διατάξεις που άπτονται των κανόνων της εμπορικής δημοσιότητας, όπως αυτοί προβλέπονται στο ν. 4635/2019, σε συνδυασμό με την ειδικότερη εταιρική νομοθεσία που διέπει τον νομικό τύπο για τον οποίο πραγματοποιήθηκε η σχετική καταχώριση. Σε αντίθετη περίπτωση, ακολουθείται, κατά περίπτωση, η διαδικασία που περιγράφεται στο άρθρο 6 και όπου προβλέπεται, επιβάλλονται στους υπόχρεους καταχώρισης οι κυρώσεις του άρθρου 114 του ν. 4635/2019.

Τρίτος που έχει έννομο συμφέρον και επιθυμεί την καταχώριση δήλωσης, πράξης ή στοιχείου στο Γ.Ε.ΜΗ., ακολουθεί την εξής διαδικασία:

α. υποβάλει στην αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. την αίτησή του συνοδευόμενη από όλα τα απαραίτητα έγγραφα, καταβάλλοντας και το σχετικό τέλος καταχώρισης της εν λόγω πράξης,

β. η Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ., εφόσον διαπιστώσει το έννομο συμφέρον του αιτούντος και προβεί σε τυπικό έλεγχο πληρότητας και ορθότητας των στοιχείων της υποβαλλόμενης αίτησης, κάνει την σχετική καταχώριση στο Γ.ΕΜΗ., γ. στην περίπτωση που διαπιστωθεί ότι η σχετική αίτηση δεν πληροί τα κριτήρια του νόμου προς καταχώριση απορρίπτεται αιτιολογημένα από την Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ..

Η αυτοματοποιημένη καταχώριση αφορά σε δηλωτικές πράξεις, οι οποίες απαιτούν δημοσιότητα στο Γ.Ε.ΜΗ. και τα έννομα αποτελέσματά τους, εκκινούν από την τέλεσή τους και όχι από την ημερομηνία καταχώρισης στο Γ.Ε.ΜΗ.

Μοναδική εξαίρεση αποτελεί η τροποποίηση καταστατικού των προσωπικών εταιρειών, τα αποτελέσματα της οποίας εκκινούν από την καταχώριση στο Γ.Ε.ΜΗ.

Σε περίπτωση διόρθωσης σφάλματος, σύμφωνα με το άρθρο 6, πράξης που αφορά σε τροποποίηση καταστατικού προσωπικής εταιρείας ισχύουν τα άρθρα 93 και 94 του ν. 4635/2019, ήτοι τα έννομα αποτελέσματα εκκινούν από την ημερομηνία διόρθωσης της καταχώρισης, εκτός αν η καταχώριση αφορά σε επουσιώδες σφάλμα, οπότε η διόρθωση ή η διαγραφή αναφέρει την αναδρομική ισχύ της. Επουσιώδη σφάλματα νοούνται τυχόν ορθογραφικά λάθη, εκ παραδρομής εσφαλμένη αναγραφή κάποιου στοιχείου στη συνημμένη δήλωση, πράξη ή στοιχείο καθώς και άλλα ήσσονος σημασίας λάθη που δεν επηρεάζουν σε καμία περίπτωση το κύρος της πράξης. Στην περίπτωση όμως που τα στοιχεία της ηλεκτρονικής καταχώρισης διαφοροποιούνται από αυτά που αναφέρονται στη δήλωση, πράξη ή στοιχείο, τότε υπερτερεί το σχετικό περιεχόμενο της ηλεκτρονικής καταχώρισης. Σε αυτήν την περίπτωση εφόσον πραγματοποιηθεί διόρθωση σφάλματος η σχετική διόρθωση δεν έχει αναδρομικό χαρακτήρα.

Οι αρμόδιες Υ.Γ.Ε.ΜΗ. υποχρεούνται να διεξάγουν δειγματοληπτικούς ελέγχους προκειμένου να διαπιστωθεί η ορθότητα, και η πληρότητα των αυτοματοποιημένων καταχωρίσεων στο Γ.Ε.ΜΗ.

Ο δειγματοληπτικός έλεγχος πραγματοποιείται κάθε εξάμηνο και συγκεκριμένα τον μήνα Μάιο και Νοέμβριο, σε ποσοστό τουλάχιστον 10% κάθε φορά, επί του αυτοματοποιημένων καταχωρίσεων στο Γ.Ε.ΜΗ..

Το δείγμα επιλέγεται αυτόματα με μέριμνα της Υπηρεσίας Υποστήριξης και Ανάπτυξης των Πληροφοριακών Συστημάτων Γ.Ε.ΜΗ. και ΥΜΣ της ΚΕΕΕ, σε συνεργασία με την Διεύθυνση Εταιρειών της Γ.Γ.Ε.Π.Κ. και αποστέλλεται σε κάθε Υ.Γ.Ε.ΜΗ. ηλεκτρονικά. Η Διεύθυνση Εταιρειών της Γ.Γ.Ε.Π.Κ. δύναται να ζητά:

α. την επιλογή δείγματος πέραν του ανωτέρω ποσοστού,

β. την επιλογή δείγματος σε καταχωρίσεις με συγκεκριμένο θέμα, για τη διαπίστωση της συμμόρφωσης με διατάξεις του ν. 4635/2019 που κρίνονται ιδιαίτερα σημαντικές.

Σε περίπτωση εντοπισμού λαθών ή παραλείψεων κατά τον δειγματοληπτικό έλεγχο, οι Υ.Γ.Ε.ΜΗ. ακολουθούν τη διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 6.

Κάθε αυτοματοποιημένη καταχώριση στο Γ.Ε.ΜΗ. διέπεται από τις αρχές της πληρότητας και της ορθότητας και συνεπώς κάθε εσφαλμένη καταχώριση υπόκειται υποχρεωτικά σε διόρθωση.

Η διόρθωση δύναται να πραγματοποιηθεί με τους εξής τρόπους:

α. από τον ίδιο τον υπόχρεο, εφόσον η σχετική αίτηση διόρθωσης είναι διαθέσιμη στην υπηρεσία εξωστρέφειας του Γ.Ε.ΜΗ.,

β. κατόπιν αιτήματος του υπόχρεου ή των καθολικών διαδόχων στην αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ.

Σε περίπτωση που ο υπόχρεος εκ παραδρομής καταχωρήσει αυτοματοποιημένα λανθασμένη πράξη, στοιχείο ή αρχείο στο Π/Σ του Γ.Ε.ΜΗ., τότε με αίτησή του προς την αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. ζητά τη σχετική διόρθωση. Η αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. εφόσον διαπιστώσει το λάθος προβαίνει αμελλητί στη διόρθωση σφάλματος ή αν το κρίνει σκόπιμο στη διαγραφή της καταχώρισης και επιβάλλει στον υπόχρεο τις σχετικές κυρώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 114 του ν. 4635/2019.

γ. κατόπιν αιτήματος του έχοντος έννομο συμφέρον ή άλλης δημόσιας Υπηρεσίας (Δικαστήρια, ΑΑΔΕ, ΕΦΚΑ, Ληξιαρχείο κ.ο.κ.).

Σε περίπτωση που υπάρξει αίτημα διόρθωσης από τρίτους, τότε η αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. ακολουθεί τη διαδικασία που προβλέπεται στην παρ. 1 του άρθρου 108 του ν. 4635/2019, 6 και όπου προβλέπεται, επιβάλλονται στους υπόχρεους καταχώρισης οι κυρώσεις του άρθρου 114 του ν. 4635/2019.

δ. αυτεπάγγελτα από την αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ.

Σε περίπτωση που εντοπιστεί οποιοδήποτε σφάλμα από την αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ., ακολουθείται η διαδικασία του άρθρου 108 του ν. 4635/2019, σύμφωνα με την οποία η Υ.Γ.Ε.ΜΗ. προβαίνει αυτεπάγγελτα στις κατάλληλες ενέργειες, προκειμένου να πραγματοποιήσει την απαιτούμενη καταχώριση, διόρθωση ή διαγραφή από το Π/Σ του Γ.Ε.ΜΗ., επιβάλλοντας ταυτόχρονα στον υπόχρεο τις σχετικές κυρώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 114 του ν. 4635/2019. Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και για τις παραλήψεις και τα λάθη που τυχόν διαπιστωθούν κατά τη διεξαγωγή του δειγματοληπτικού ελέγχου του άρθρου 5.

Έως την υλοποίηση όλων των αιτήσεων που καταχωρίζονται αυτοματοποιημένα στο Γ.Ε.ΜΗ., οι υπόχρεοι εγγραφής στο Γ.Ε.ΜΗ. ακολουθούν την εξής διαδικασία: α) εφόσον υπάρχει διαθέσιμη σχετική αίτηση καταχώρισης στην υπηρεσία εξωστρέφειας του Γ.Ε.ΜΗ., τότε:

i. οι υπόχρεοι επιλέγουν την εν λόγω αίτηση καταβάλλοντας ταυτόχρονα το σχετικό τέλος καταχώρισης της εν λόγω πράξης,

ii. η Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. αφού ολοκληρώσει τον τυπικό έλεγχο (πληρότητας και ορθότητας) των στοιχείων της υποβαλλόμενης αίτησης, πραγματοποιεί την σχετική καταχώριση στο Γ.Ε.ΜΗ..

β)

εφόσον δεν υπάρχει διαθέσιμη σχετική αίτηση καταχώρισης στην υπηρεσία εξωστρέφειας του Γ.Ε.ΜΗ., τότε:

i. οι υπόχρεοι υποβάλλουν ηλεκτρονικά στην αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. την αίτησή τους συνοδευόμενη από όλα τα απαραίτητα έγγραφα, καταβάλλοντας και το σχετικό τέλος καταχώρισης της εν λόγω πράξης,

ii. η Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ., με την παραλαβή της σχετικής αίτησης και των λοιπών δικαιολογητικών εγγράφων, πράξεων ή στοιχείων, προβαίνει σε τυπικό έλεγχο της αίτησης (πληρότητας και ορθότητας) και πραγματοποιεί την σχετική καταχώριση στο Γ.ΕΜΗ..

Στην περίπτωση που διαπιστωθεί ότι η σχετική αίτηση των περιπτώσεων α και β δεν πληροί τα κριτήρια του νόμου προς καταχώριση, απορρίπτεται αιτιολογημένα από την Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ..