Δημιουργείται ειδική πλατφόρμα προγραμματισμού ραντεβού για την έκδοση ή αντικατάσταση νέου τύπου δελτίου ταυτότητας εφεξής πλατφόρμα, η οποία είναι προσβάσιμη μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), και παρέχει σε φυσικά πρόσωπα τη δυνατότητα προγραμματισμού ραντεβού για την εξυπηρέτηση με φυσική παρουσία από τις Αρχές έκδοσης δελτίων ταυτότητας Ελλήνων πολιτών.

Στην πλατφόρμα της προηγούμενης παραγράφου, το φυσικό πρόσωπο δύναται να αιτηθεί ραντεβού για την εξυπηρέτησή του, επιλέγοντας αρχή έκδοσης και συγκεκριμένη ημέρα και ώρα από τη λίστα διαθεσιμότητας που παρέχεται από την πλατφόρμα, προ-κειμένου να εξυπηρετηθεί με φυσική παρουσία σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στα άρθρα που ακολουθούν.

Πριν από την υποβολή του αιτήματος προγραμματισμού ραντεβού και για τον σκοπό της κρίσης του αιτήματος, το φυσικό πρόσωπο ενημερώνεται από την πλατφόρμα ότι είναι απαραίτητη η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τους διαχειριστές της πλατφόρμας και από τον αρμόδιο υπάλληλο που θα εξυπηρετήσει το αίτημα, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και ιδίως σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016, ΕΕ L119 (ΓΚΠΔ) και του ν. 4624/2019 (Α' 137).

Το φυσικό πρόσωπο, εφεξής αιτών, εισέρχεται στην πλατφόρμα, είτε απευθείας, είτε μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συνδέσμου που διατίθεται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), με χρήση των προσωπικών του κωδικών διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Ο αιτών μπορεί να υποβάλει αίτημα για ραντεβού με τη διαδικασία που περιγράφεται στην παρούσα και για λογαριασμό των τέκνων του που είναι άνω των 12 ετών. Τα στοιχεία των τέκνων αντλούνται αυτόματα μέσω διαλειτουργικότητας με το Μητρώο Πολιτών. Στην περίπτωση αυτή οφείλει να επιλέξει από την αντίστοιχη λίστα το πρόσωπο το οποίο αφορά το ραντεβού, ενώ προϋπόθεση είναι να εμφανισθεί στο ραντεβού το πρόσωπο για λογαριασμό του οποίου έχει δημιουργηθεί το ραντεβού. Για κάθε άλλη περίπτωση σχετικά με την υποβολή αιτήματος για ραντεβού για λογαριασμό κάθε άλλου τρίτου προσώπου, αλλά και των ανήλικων τέκνων του αιτούντος που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο της παρ. 2, ακολουθείται η διαδικασία του άρθρου 4Α. Η διαδικασία του άρθρου 4Α μπορεί να ακολουθηθεί και από τον ίδιο τον αιτούντα για το δικό του ραντεβού.

Μετά την είσοδο στην ανωτέρω πλατφόρμα, ο αιτών αφού πραγματοποιήσει επισκόπηση των στοιχείων του, καταχωρίζει τη διεύθυνση του ηλεκτρονικού του ταχυδρομείου και προαιρετικά τον αριθμό του κινητού του τηλεφώνου, τα οποία δύναται να αντλούνται από το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.). Στη συνέχεια επιλέγει την αρμόδια Αρχή Έκδοσης και την ημερομηνία και ώρα που επιθυμεί να εξυπηρετηθεί.

Σε συνέχεια της ολοκλήρωσης της κράτησης ραντεβού αποστέλλεται μήνυμα ενημέρωσης στη δηλωθείσα σύμφωνα με την παρ. 3 ηλεκτρονική διεύθυνση, στο οποίο περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, βασικές πληροφορίες σχετικές με τη διεκπεραίωση της αιτηθείσας διαδικασίας, καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας της Αρχής Έκδοσης στην οποία έχει επιλέξει να απευθυνθεί ο αιτών.

Το αίτημα προγραμματισμού ραντεβού μπορεί να επαναπρογραμματιστεί ή να ακυρωθεί ή να υποβληθεί εκ νέου, σύμφωνα με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου.

Σε τακτά χρονικά διαστήματα που εξαρτώνται από την ημερομηνία του ραντεβού αποστέλλονται από την πλατφόρμα μηνύματα υπενθύμισης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δήλωσε ο αιτών σύμφωνα με την παρ. 3 του παρόντος, με αντίστοιχο περιεχόμενο με το αρχικό μήνυμα που έλαβε κατά τον προγραμματισμό του ραντεβού του.

Η παραμετροποίηση της πλατφόρμας διασφαλίζει ότι διατηρείται χρονική απόσταση, μεταξύ των ραντεβού των αιτούντων για την ίδια Αρχή Έκδοσης δελτίων ταυτότητας Ελλήνων πολιτών, ικανή για να ολοκληρωθεί ένα ραντεβού πριν ξεκινήσει ένα επόμενο.

Οι ώρες και οι μέρες των διαθέσιμων ραντεβού είναι μεταβλητές παράμετροι του συστήματος και δύνανται να ληφθούν υπόψη περιορισμοί στο ωράριο και τη διαθεσιμότητα της Αρχής Έκδοσης, ανά χρονικά διαστήματα και ανά θέση εργασίας.

Το σύστημα δύναται να παραμετροποιηθεί έτσι ώστε να λάβει υπόψη του το ωράριο λειτουργίας των Αρχών έκδοσης δελτίων ταυτότητας Ελλήνων πολιτών της Ελληνικής Αστυνομίας.

Για τη διαχείριση της πλατφόρμας ορίζονται ειδικοί ρόλοι διαχειριστών. Οι διαχειριστές της πλατφόρμας έχουν τη συνολική εικόνα χρήσης της πλατφόρμας και μπορούν να παραμετροποιούν την πλατφόρμα σύμφωνα με τις επιχειρησιακές απαιτήσεις του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη και της Ελληνικής Αστυνομίας. Οι διαχειριστές μπορούν να αλλάζουν τη διάρκεια των ραντεβού, να προσθέτουν και να αφαιρούν σταθμούς εργασίας ανά Αρχή Έκδοσης που εξυπηρετούν τα φυσικά πρόσωπα,να προσαρμόζουν και να διαφοροποιούν το ωράριο και τέλος να μεταφέρουν ένα ραντεβού σε άλλο σταθμό εργασίας ή σε άλλο χρόνο με τη σύμφωνη γνώμη του αιτούντος.

Η διαχείριση της πλατφόρμας γίνεται από τη Διεύθυνση Υποστήριξης Λειτουργίας Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και τις αρμόδιες Διευθύνσεις του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη, των οποίων οι υπηρεσίες παρέχονται μέσω της ειδικής πλατφόρμας.

Σε περίπτωση απώλειας, κλοπής ή φθοράς (καταστροφής) του δελτίου ταυτότητας, το ενδιαφερόμενο φυσικό πρόσωπο θα πρέπει να επικοινωνήσει με την αρμόδια αρχή έκδοσης βάσει της διεύθυνσης μόνιμης ή προσωρινής διαμονής του στην Ελλάδα και να αιτηθεί τον προγραμματισμό ραντεβού για την έκδοση νέου δελτίου ταυτότητας.

Στην περίπτωση αυτή, ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της Ελληνικής Αστυνομίας δύναται να προγραμματίσει ραντεβού, μέσω της πλατφόρμας για λογαριασμό του ενδιαφερομένου.

Ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της Ελληνικής Αστυνομίας εισέρχεται στην πλατφόρμα με χρήση των Κωδικών του Δημόσιας Διοίκησης, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 της υπ' αρ. 29810 ΕΞ 2020 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας (Β'4798). Ο έλεγχος της ιδιότητάς του ως αρμοδίου εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου της Ελληνικής Αστυνομίας γίνεται με κλήση της διαδικτυακής υπηρεσίας «Ρόλοι και δικαιώματα των υπαλλήλων της ΕΛΑΣ σε Πληροφοριακά Συστήματα» που διατίθεται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.

Μετά την είσοδο στην ανωτέρω πλατφόρμα ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της Ελληνικής Αστυνομίας αναζητά το ενδιαφερόμενο πρόσωπο με χρήση ονοματεπωνυμικών στοιχείων, ημερομηνία γέννησης και ΑΦΜ και δύναται να επιλέξει μόνο την Υπηρεσία όπου εργάζεται ώστε να διεκπεραιώσει τη διαδικασία νέου ραντεβού για έκδοση ή αντικατάσταση ταυτότητας. Αν ο αιτών δεν έχει δηλωμένα στοιχεία επικοινωνίας στο σύστημα, ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της Ελληνικής Αστυνομίας καλείται να συμπληρώσει την διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προαιρετικά τον αριθμό κινητού τηλεφώνου προκειμένου να προχωρήσει στην κράτηση.

Στη συνέχεια, ο υπάλληλος επιλέγει την ημερομηνία και ώρα που επιθυμεί να εξυπηρετηθεί ο ενδιαφερόμενος με βάση τα διαθέσιμα ραντεβού. Με την καταχώριση του αιτήματος αποστέλλεται στον ενδιαφερόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση που δηλώθηκε σύμφωνα με την παρ. 4 του παρόντος, το οποίο ενημερώνει για την ολοκλήρωση της κράτησης.

Το προγραμματισμένο ραντεβού μπορεί να επαναπρογραμματιστεί ή να ακυρωθεί ή να υποβληθεί εκ νέου για την παροχή νέας υπηρεσίας σύμφωνα με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου.

Τα φυσικά πρόσωπα μπορούν να προγραμματίσουν την ημερομηνία ραντεβού για τα ίδια αλλά και λογαριασμό τρίτων προσώπων για την έκδοση ή αντικατάσταση νέου τύπου δελτίου ταυτότητας, πλην των ειδικών περιπτώσεων του άρθρου 4, και μέσω των Κ.Ε.Π. Ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του Κ.Ε.Π. εισέρχεται στην πλατφόρμα, η οποία λειτουργεί μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ), κατόπιν αυθεντικοποίησης του με Κωδικούς Δημόσιας Διοίκησης, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 της υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 (Β' 4798) απόφασης του Υπουργού Επικρατείας. Ο έλεγχος της ιδιότητας του ως αρμοδίου εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου του ΚΕΠ γίνεται με κλήση της διαδικτυακής υπηρεσίας «Ρόλοι και Δικαιώματα υπαλλήλων του ΚΕΠ σε Πληροφοριακά Συστήματα», που διατίθεται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.

Μετά την είσοδο στην ειδική πλατφόρμα, ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του Κ.Ε.Π, επιλέγει την υπηρεσία που επιθυμεί το φυσικό πρόσωπο στο οποίο αφορά η προς διεκπεραίωση διαδικασία και στη συνέχεια, αφού του προτείνει να εγγραφεί στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.), συμπληρώνει την διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προαιρετικά τον αριθμό κινητού τηλεφώνου προκειμένου να προχωρήσει στην κράτηση.

Στη συνέχεια, η πλατφόρμα παρουσιάζει τα διαθέσιμα χρονικά διαστήματα για τα οποία μπορεί το φυσικό πρόσωπο να προγραμματίσει το ραντεβού. Μετά την επιλογή του επιθυμητού χρονικού διαστήματος, ολοκληρώνεται η διαδικασία.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, το φυσικό πρόσωπο λαμβάνει τον μοναδικό κωδικό αριθμό ραντεβού, μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης (QR Code) καθώς και τις ακριβείς ώρες του προγραμματισμένου ραντεβού.

Για την εξυπηρέτηση των χρηστών του πληροφοριακού συστήματος, διατίθεται, δέκα (10) ημέρες πριν από την έναρξη της διαδικασίας στα ΚΕΠ, εγχειρίδιο χρήσης της ηλεκτρονικής εφαρμογής καθώς και υπηρεσία εξυπηρέτησης των χρηστών (help desk) για την αναφορά και επίλυση των προβλημάτων και την παροχή οδηγιών.

Σκοπός της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι ο, μέσω της χρήσης της πλατφόρμας, προγραμματισμός ραντεβού για την εξυπηρέτηση φυσικών προσώπων από υπαλλήλους της ΕΛ.ΑΣ. για την έκδοση δελτίων ταυτότητας Ελλήνων πολιτών.

Για τους σκοπούς εφαρμογής της παρούσας, το Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη και το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης είναι Υπεύθυνοι Επεξεργασίας, σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ και τηρούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (ΓΚΠΔ), καθώς και τις διατάξεις του ν. 4624/2019 (Α' 137).) Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία θα υποβληθούν σε επεξεργασία είναι τα απολύτως απαραίτητα προκειμένου να οριστεί το ραντεβού και αφορούν στα στοιχεία του προσώπου που θα υποβάλει αίτηση έκδοσης νέου τύπου δελτίου ταυτότητας Ελλήνων πολιτών και διαγράφονται τρεις μήνες μετά την ημερομηνία του ραντεβού.

H Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. επεξεργάζεται τα απαραίτητα δεδομένα για την αυθεντικοποίηση του αιτούντος κατά την πρόσβαση στην πλατφόρμα. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τη Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. είναι η αυθεντικοποίηση του ενδιαφερόμενου που αιτείται το ραντεβού. Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον και κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας, σύμφωνα με την περ. ε) της παρ. 1 του άρθρου του ΓΚΠΔ, σε συνδυασμό με τις διατάξεις των άρθρων 22, 24, 84, και την παρ. 19 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020.

Το Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη και το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχουν την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών μέτρων ασφάλειας των λαμβανομένων πληροφοριών και, κατ' ελάχιστον, την καταγραφή και παρακολούθηση των προσβάσεων, τη διασφάλιση ιχνηλασιμότητας και την προστασία των διακινούμενων δεδομένων, προσωπικού ή μη χαρακτήρα, από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.