Η παρούσα απόφαση ρυθμίζει τις προδιαγραφές και τα πρότυπα για τον σχεδιασμό και την υλοποίηση της επίδοσης ή κοινοποίησης δημοσίου εγγράφου μέσω των θυρίδων Φορέα που τηρούνται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ), με τρόπο ώστε να ανταποκρίνεται στον σκοπό της εξακρίβωσης του ακριβούς χρόνου αποστολής και παραλαβής ενός εγγράφου και πρόσβασης στο περιεχόμενό του.

Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εντάσσονται δημόσια έγγραφα που εκδίδονται αυτεπαγγέλτως από φορείς του Δημοσίου α) για τα οποία προβλέπεται από τις οικείες διατάξεις ότι μπορούν να κοινοποιούνται ή να επιδίδονται στον ενδιαφερόμενο με τη χρήση ΤΠΕ, με την επιφύλαξη ειδικότερων ρυθμίσεων και β) τα οποία απευθύνονται σε φυσικά πρόσωπα που διαθέτουν αριθμό φορολογικού μητρώου (ΑΦΜ).

Δημιουργείται και παρέχεται μέσω των θυρίδων Φορέα και χρηστών που τηρούνται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ) μηχανισμός για την κοινοποίηση ή επίδοση δημοσίων εγγράφων από τους φορείς του δημόσιου τομέα της παρ. 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α’ 143) προς τους ενδιαφερόμενους πολίτες (εφεξής ’’αποδέκτες”).

Ο μηχανισμός της παρ. 1 υλοποιείται με:

α)

Τη δημιουργία και ένταξη νέου τύπου υπόθεσης, κατά την έννοια της παρ. 2 του άρθρου 5 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας, στις τηρούμενες θυρίδες Φορέα στην ΕΨΠ, ο οποίος περιλαμβάνει και τη δημιουργία αποδεικτικού κοινοποίησης ή επίδοσης καθώς και

β)

την προσθήκη λειτουργικότητας στις θυρίδες χρηστών, η οποία επιτρέπει την εξακρίβωση του ακριβούς χρόνου, κατά τον οποίο έλαβε χώρα η αποστολή, παραλαβή και η πρόσβαση στο περιεχόμενο του εγγράφου που κοινοποιείται ή επιδίδεται.

Η αξιοποίηση του μηχανισμού της παρ. 1 σύμφωνα με τα άρθρα 3 και 4 προϋποθέτει ότι οι αποδέκτες έχουν προηγουμένως καταχωρίσει τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (εφεξής “ΕΜΕπ”) και έχουν δηλώσει μέσω του ΕΜΕπ ότι επιθυμούν οι φορείς της δημόσιας διοίκησης να τους κοινοποιούν ή επιδίδουν διοικητικές πράξεις ή άλλα δημόσια έγγραφα που έχουν εκδοθεί χωρίς αίτησή τους ηλεκτρονικά.

Κάθε φορέας που τηρεί θυρίδες καθορίζει τα έγγραφα που δύναται να κοινοποιεί ή επιδίδει μέσω των θυρίδων Φορέα βάσει των αρμοδιοτήτων του και ενημερώνει την Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Ο αρμόδιος υπάλληλος-χειριστής της θυρίδας, αφού αυθεντικοποιηθεί με τη χρήση κωδικών Δημόσιας Διοίκησης, επιλέγει την κοινοποίηση ή επίδοση εγγράφου και καταχωρίζει τα ονοματεπωνυμικά στοιχεία και τον ΑΦΜ του αποδέκτη. Αν διαπιστωθεί μέσω διαλειτουργικότητας με το ΕΜΕπ ότι ο αποδέκτης έχει αποδεχθεί την ηλεκτρονική κοινοποίηση ή επίδοση, ο υπάλληλος καταχωρίζει τα κατάλληλα μεταδεδομένα της κοινοποίησης ή επίδοσης, όπως τον τίτλο, και προαιρετικά μήνυμα προς τον αποδέκτη και επισυνάπτει το προς κοινοποίηση ή επίδοση έγγραφο.

Όταν ο χειριστής επιλέξει αποστολή του εγγράφου προς τον αποδέκτη, το έγγραφο λαμβάνει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και προηγμένη ή εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, καταχωρίζεται ως νέα υπόθεση στη θυρίδα φορέα και αναρτάται στην προσωπική θυρίδα του αποδέκτη. Η ημερομηνία και ώρα ανάρτησης του εγγράφου στη θυρίδα φορέα αντιστοιχεί στον ακριβή χρόνο αποστολής του ηλεκτρονικού εγγράφου από τον φορέα και η ημερομηνία ανάρτησης του εγγράφου στην προσωπική θυρίδα του αποδέκτη αντιστοιχεί στον ακριβή χρόνο παραλαβής του από τον αποδέκτη.

Εναλλακτικά της χρήσης των θυρίδων φορέα, η κοινοποίηση ή επίδοση στη θυρίδα του αποδέκτη μπορεί να γίνεται με αξιοποίηση κατάλληλης προγραμματιστικής διεπαφής.

Ο αποδέκτης ειδοποιείται στα στοιχεία επικοινωνίας που έχει δηλώσει στο ΕΜΕπ για την αποστολή του εγγράφου ή και μέσω του ψηφιακού αποθετηρίου εγγράφων του άρθρου 80 του ν. 4954/2022. Για την πρόσβαση στο έγγραφο, ο αποδέκτης εισέρχεται στη θυρίδα κατόπιν αυθεντικοποίησης, σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 4 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή» (Β’ 849), όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022 (Β’ 4693) όμοια απόφαση.

Με την αποστολή του εγγράφου από τον φορέα στην θυρίδα του αποδέκτη: α) αναρτάται στη θυρίδα του αποδέκτη το έγγραφο και τα πλήρη μεταδεδομένα αυτού στην ενότητα ’’Έγγραφα” και β) δημιουργείται μήνυμα στην ενότητα ’’Μηνύματα” με συνοπτικές πληροφορίες για τον φορέα κοινοποίησης ή επίδοσης και για το είδος του εγγράφου και με επιλογή για πρόσβαση στο έγγραφο. Η ανάρτηση του πρώτου εδαφίου δύναται να φέρει κατάλληλες σημάνσεις, όπως αναφορικά με τη σημαντικότητα του είδους του εγγράφου που κοινοποιείται ή επιδίδεται, ιδίως όταν υπάρχουν προθεσμίες ενέργειας για τον αποδέκτη.

Για την κοινοποίηση προς τον αποδέκτη αρκεί η ανάρτηση του εγγράφου στην προσωπική του θυρίδα. Η επίδοση προς τον αποδέκτη θεωρείται συντελεσμένη όταν αυτός αναγνώσει το έγγραφο είτε μέσω του νέου μηνύματος είτε μέσω της ενότητας ’’Έγγραφα” της θυρίδας του. Αν ο αποδέκτης δεν αναγνώσει το έγγραφο σύμφωνα με το δεύτερο εδάφιο, η επίδοση τεκμαίρεται συντελεσμένη με το πέρας δέκα (10) εργάσιμων ημερών από την ανάρτηση του εγγράφου κατά το πρώτο εδάφιο, εκτός εάν ο αποδέκτης αποδείξει τη συνδρομή λόγων ανωτέρας βίας που δεν επέτρεψαν την πρόσβαση στο περιεχόμενο του εγγράφου ή εφόσον αυτή η αδυναμία οφείλεται σε λόγους που αφορούν στον φορέα του δημόσιου τομέα.

Για την απόδειξη του ακριβούς χρόνου, κατά τον οποίο έλαβε χώρα η αποστολή, παραλαβή και η πρόσβαση στο περιεχόμενο του εγγράφου που κοινοποιείται ή επιδίδεται, παράγεται αυτοματοποιημένα μέσω των θυρίδων φορέα αποδεικτικό έγγραφο. Αν ο αποδέκτης το αιτηθεί, ο φορέας του χορηγεί αντίγραφο του αποδεικτικού εγγράφου του πρώτου εδαφίου.

Για την άντληση στοιχείων ταυτοποίησης και επικοινωνίας του αποδέκτη η εφαρμογή των θυρίδων Φορέα διαλειτουργεί μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕ.Δ.) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) με τα κατάλληλα μητρώα του δημοσίου, ιδίως με το φορολογικό μητρώο για τα στοιχεία ταυτοποίησης και με το ΕΜΕπ για τα στοιχεία επικοινωνίας και δήλωσης βούλησης για ηλεκτρονική κοινοποίηση ή επίδοση.

Η διαλειτουργικότητα της παρ. 1 πραγματοποιείται σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την πολιτική ορθής χρήσης διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας τυχόν δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της περ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων - ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης και ιδίως σχετικά με την αυθεντικοποίηση των φυσικών προσώπων, την εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στις θυρίδες φορέα και χρηστών και για τις αναρτήσεις εγγράφων στις θυρίδες των αποδεκτών.

Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των διακινούμενων δεδομένων, πληροφοριών και εγγράφων και κατ’ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.

Η ανώνυμη εταιρεία του ελληνικού δημοσίου με την επωνυμία «Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας Α.Ε» (Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε.) ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία, κατά την έννοια του άρθρου 28 του Γ.Κ.Π.Δ., για λογαριασμό του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και για τους σκοπούς της λειτουργίας της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης και ιδίως αναφορικά με την εξουσιοδοτημένη πρόσβαση των φυσικών προσώπων στις θυρίδες φορέα και χρηστών και τις αναρτήσεις εγγράφων στις θυρίδες των αποδεκτών.

Κάθε φορέας που τηρεί θυρίδες είναι αυτοτελώς υπεύθυνος επεξεργασίας για τον σκοπό της κοινοποίησης ή επίδοσης εγγράφων στους αποδέκτες.